Inköpsrådgivning inom IT

Behöver ni stöd inför ett större IT-inköp, en systemupphandling eller en viktig avtalsförhandling?

IJMO erbjuder senior och oberoende inköpsrådgivning för företag som vill fatta bättre beslut, minska kommersiell risk och skapa starkare avtal med sina IT-leverantörer.

Vi kan stötta er genom hela inköpsprocessen eller gå in som rådgivare i en specifik fråga – exempelvis inför val av leverantör, förhandling av ett SaaS-avtal, utvärdering av prismodeller eller förnyelse av ett befintligt IT-avtal.

Oberoende rådgivare på köparens sida

Vid större IT-inköp finns ofta en betydande informationsobalans mellan köpare och leverantör.

Leverantören förhandlar vanligtvis liknande affärer löpande och känner sina prismodeller, avtalsvillkor och förhandlingsutrymme väl. För köparen kan samma typ av upphandling däremot ske relativt sällan.

IJMO arbetar på köparens sida.

Vår uppgift är att hjälpa er att förstå erbjudandet, identifiera kommersiella risker, jämföra alternativ och skapa ett bättre besluts- och förhandlingsläge.

Det kan handla om allt från ett nytt SaaS-system till outsourcing, molntjänster, IT-konsulter eller större verksamhetskritiska IT-avtal.

När kan inköpsrådgivning vara värdefull?

Inköpsrådgivning kan vara särskilt värdefull när ni:

• ska köpa eller upphandla ett nytt IT-system

• står inför en större SaaS-investering

• behöver jämföra flera leverantörers erbjudanden

• vill förstå om priset ni erbjudits är konkurrenskraftigt

• ska förhandla ett nytt IT-avtal

• närmar er en större avtalsförnyelse

• behöver strukturera en RFI eller RFP

• vill minska risken för leverantörsinlåsning

• behöver skapa en tydlig kommersiell förhandlingsstrategi

• saknar egen specialistkompetens inom strategiskt IT-inköp

• behöver en oberoende rådgivare mellan verksamhet, IT, juridik, risk och leverantören

Vi kan anpassa uppdragets omfattning efter situationen. I vissa fall behövs bara några timmars rådgivning. I andra situationer kan vi stötta genom hela inköpsprocessen.

Rådgivning vid köp av IT-system och SaaS

Ett IT-system är sällan bara ett inköpspris.

Den verkliga kostnaden kan även påverkas av exempelvis licensmodell, antal användare, transaktionsvolymer, implementation, integrationer, lagring, support, konsulttjänster, indexuppräkningar och framtida förändringar.

Vid SaaS-inköp kan prismodellen dessutom göra att kostnaden utvecklas betydligt snabbare än verksamheten först räknat med.

IJMO kan hjälpa er att analysera leverantörens kommersiella modell och identifiera vilka faktorer som driver kostnaden både idag och över avtalets livslängd.

Målet är att ni ska förstå vad ni faktiskt köper – och vad det kommer att kosta.

Strategisk inköpsrådgivning inför en upphandling

En framgångsrik IT-upphandling börjar långt innan leverantörerna lämnar sina anbud.

Vi kan hjälpa er att strukturera bland annat:

• behov och mål

• marknadsdialog

• RFI

• RFP

• kommersiella krav

• prismodeller

• utvärderingsmodell

• förhandlingsstrategi

• leverantörsjämförelse

• beslutsunderlag

Genom att skapa en tydlig struktur tidigt förbättras möjligheten att jämföra leverantörernas erbjudanden på ett rättvisande sätt.

Det ger också ett bättre utgångsläge inför den slutliga förhandlingen.

Förhandling av IT-avtal

En stor del av värdet i ett strategiskt IT-inköp skapas under förhandlingen.

Det gäller inte bara pris.

Avtalet behöver även skapa rätt balans mellan kostnad, flexibilitet, ansvar och risk.

IJMO kan bland annat stötta i förhandling av:

• priser och rabatter

• licens- och abonnemangsmodeller

• volymtrappor

• indexreglering

• minimiåtaganden

• implementation och projektkostnader

• konsultpriser

• SLA och servicenivåer

• förändringshantering

• förlängningar

• uppsägning

• exitvillkor

• kommersiella ansvarsfördelningar

Vi arbetar tillsammans med era interna funktioner och kompletterar vid behov juridik, IT, informationssäkerhet, risk och verksamheten med det kommersiella inköpsperspektivet.

Rådgivning vid avtalsförnyelse

En avtalsförnyelse bör inte börja när leverantören skickar sitt nya prisförslag.

Bra förberedelser kan ofta skapa ett betydligt bättre förhandlingsläge.

Inför en större förnyelse kan vi exempelvis analysera:

• befintligt avtal

• nuvarande priser

• faktisk användning

• licensbehov

• prisutveckling

• indexering

• marknadsalternativ

• leverantörsberoende

• uppsägningsmöjligheter

• framtida behov

Utifrån detta kan en förhandlingsstrategi tas fram innan dialogen med leverantören inleds.

Inköpsrådgivning för finans och försäkring

Inköp av IT-system och IKT-tjänster inom finans och försäkring ställer särskilda krav.

Utöver pris och funktion behöver organisationen ofta ta hänsyn till frågor kring bland annat risk, informationssäkerhet, kontinuitet, outsourcing, databehandling och regulatoriska krav.

Det innebär att ett IT-inköp ofta behöver involvera flera funktioner samtidigt.

IJMO har erfarenhet av IT-inköp i reglerade verksamheter och kan bidra till att skapa en strukturerad inköpsprocess där kommersiella frågor hanteras tillsammans med verksamhetens övriga krav.

Inköpsrådgivare eller inköpskonsult – vad är skillnaden?

En inköpskonsult arbetar ofta operativt i organisationen under en längre period och kan exempelvis ta ansvar för upphandlingar, leverantörer eller ett helt inköpsområde.

En inköpsrådgivare kan istället anlitas för en mer avgränsad fråga.

Det kan exempelvis vara att:

• granska en leverantörs offert

• bedöma en prismodell

• hjälpa till inför en förhandling

• utvärdera ett avtalsförslag

• skapa en upphandlingsstrategi

• fungera som bollplank inför ett viktigt inköpsbeslut

För företag som redan har egen inköpskompetens kan extern rådgivning också fungera som ett komplement vid särskilt komplexa eller strategiskt viktiga IT-affärer.

Senior rådgivning utan att bygga en större inköpsfunktion

Alla företag behöver inte en stor permanent inköpsorganisation.

Samtidigt kan vissa inköp ha stor påverkan på både kostnad, verksamhet och risk.

IJMO kan därför fungera som ett flexibelt stöd när behovet uppstår.

Ni kan anlita oss för ett enskilt projekt, några rådgivningstillfällen eller som återkommande stöd i strategiska inköpsfrågor.

Det ger tillgång till senior inköpskompetens utan att ni behöver bygga upp motsvarande kapacitet internt.

Exempel på områden där vi kan hjälpa till

Vi kan bland annat ge rådgivning kring:

IT-system och SaaS
Val av leverantör, prismodell, licensstruktur, kommersiella villkor och förhandling.

IT-upphandlingar
RFI, RFP, kravstruktur, leverantörsutvärdering och förhandlingsstrategi.

IT-avtal
Kommersiell analys av avtalsvillkor, prisstruktur, förändringsmekanismer och exit.

Molntjänster
Analys av kostnadsdrivare, prismodeller och kommersiella risker.

IT-konsulter och projekt
Prismodeller, resurspriser, incitament och kommersiell struktur.

Avtalsförnyelser
Förberedelse, benchmark, alternativanalys och förhandlingsstrategi.

Leverantörsstyrning
Struktur för uppföljning av leverantörer, kostnader, avtal och kommersiella åtaganden.

Därför anlitar företag extern inköpsrådgivning

Det kan finnas flera skäl att ta in en extern rådgivare.

Ibland saknas specialistkompetensen internt. Ibland behövs extra kapacitet inför ett större projekt. I andra fall vill ledningen ha en oberoende bedömning innan ett viktigt beslut fattas.

En extern rådgivare kan dessutom ifrågasätta antaganden som annars riskerar att bli en del av själva projektet.

Det kan exempelvis handla om frågor som:

Är leverantörens prismodell rimlig?

Finns det alternativa kommersiella modeller?

Vilka kostnader riskerar att uppstå senare?

Hur starkt är vårt förhandlingsläge?

Vilka villkor skapar framtida inlåsning?

Vad behöver vi förhandla innan avtalet undertecknas?

Den typen av frågor kan få stor ekonomisk betydelse under ett flerårigt IT-avtal.

Behöver ni rådgivning inför ett IT-inköp?

Ni behöver inte ha en färdig upphandling för att kontakta oss.

Ofta är det värdefullt att diskutera upplägg och alternativ redan innan dialogen med leverantörerna börjar.

IJMO kan fungera som oberoende rådgivare på köparens sida – från den första behovsanalysen till förhandling och färdigt avtal.

Kontakta IJMO för ett första samtal om ert kommande IT-inköp.

Vanliga frågor om inköpsrådgivningVad gör en inköpsrådgivare?

En inköpsrådgivare hjälper företag att fatta bättre kommersiella beslut vid inköp. Det kan exempelvis handla om leverantörsval, upphandling, prismodeller, förhandling, avtal eller kostnadsanalys.

Kan ni hjälpa oss med ett enskilt IT-inköp?

Ja. Uppdraget behöver inte vara ett längre konsultuppdrag. IJMO kan exempelvis hjälpa till med en specifik upphandling, offertgranskning, avtalsförhandling eller leverantörsutvärdering.

Kan ni hjälpa oss att förhandla med en befintlig IT-leverantör?

Ja. Inför avtalsförnyelser eller omförhandlingar kan vi analysera nuvarande kommersiella villkor, kostnader, användning och alternativ samt hjälpa till att ta fram en förhandlingsstrategi.

Arbetar ni med SaaS-avtal?

Ja. SaaS är ett viktigt område inom modern IT-inköpsrådgivning. Vi kan bland annat hjälpa till med prismodeller, licensstruktur, volymåtaganden, indexering, förändringar, förlängningar och kommersiella villkor.

Kan ni hjälpa till med en RFI eller RFP?

Ja. Vi kan hjälpa till att strukturera underlag, kommersiella krav, prismallar, utvärdering och förhandlingsstrategi.

Kan ni bedöma om en leverantörs pris är rimligt?

Vi kan analysera prisstrukturen, kostnadsdrivarna och leverantörens kommersiella modell samt hjälpa er att identifiera vilka delar som bör förhandlas eller jämföras mot alternativ.

När bör man ta in en inköpsrådgivare?

Helst innan viktiga kommersiella beslut redan är fattade. Ju tidigare inköpsperspektivet kommer in i processen, desto större möjlighet finns att påverka leverantörsval, prismodell, konkurrens och avtalsstruktur.

Arbetar IJMO endast med IT-inköp?

IJMO har ett tydligt fokus på strategiska och komplexa inköp, med särskild erfarenhet av IT, SaaS, system, tjänster och leverantörsavtal.

Kan ni fungera som löpande rådgivare?

Ja. För organisationer som inte behöver en heltidsanställd inköpsspecialist kan IJMO fungera som ett återkommande stöd i strategiska inköps- och leverantörsfrågor.