J

Upphandling av IT-system och SaaS

Ska ni köpa in ett nytt IT-system, en SaaS-tjänst eller annan digital lösning?

Att upphandla ett nytt IT-system eller en SaaS-tjänst kräver mer än att jämföra funktioner och pris. IJMO Consulting hjälper företag genom hela processen – från behovsanalys och marknadsdialog till RFI, RFP, leverantörsutvärdering, avtalsförhandling och införande.

Vi kombinerar kommersiell inköpserfarenhet med förståelse för IT, SaaS och regulatoriska krav, så att ni får en strukturerad upphandling och ett avtal som fungerar även efter implementeringen.

Hjälp genom hela IT-upphandlingen

Att köpa ett nytt IT-system innebär ofta betydligt mer än att jämföra funktioner och priser.

Prismodeller, implementation, integrationer, informationssäkerhet, SLA, databehandling, avtalsvillkor och framtida kostnadsutveckling kan få stor påverkan på både verksamheten och den totala kostnaden.

Vi hjälper er att skapa en strukturerad process som gör leverantörernas erbjudanden enklare att jämföra och minskar risken för oväntade kostnader eller olämpliga avtalsvillkor.

Ett uppdrag kan exempelvis omfatta:

• behovsanalys och inköpsstrategi

• kartläggning av leverantörsmarknaden

• RFI och marknadsdialog

• framtagning av RFP och kommersiella krav

• struktur för leverantörsutvärdering

• analys av prismodeller och kostnader

• TCO och jämförelse av leverantörsalternativ

• kommersiella förhandlingar

• förhandling av avtalsvillkor

• SLA, KPI och service credits

• implementerings- och övergångsvillkor

• exitvillkor

• leverantörsstyrning efter avtalstecknande

Upphandling av SaaS-tjänster

SaaS innebär ofta andra kommersiella utmaningar än traditionella IT-system.

Priset kan exempelvis baseras på antal användare, transaktioner, datamängder, funktioner eller en kombination av flera faktorer.

Ett pris som ser attraktivt ut vid avtalets början kan därför utvecklas till en betydligt högre kostnad när användningen växer.

Vid upphandling av SaaS kan vi bland annat hjälpa till att analysera:

• licens- och abonnemangsmodeller

• användarbaserad prissättning

• volymtrappor och rabatter

• framtida prisjusteringar

• indexering

• implementation

• integrationer och API:er

• support

• dataexport

• exit

• avtalsperiod

• uppsägning

• kostnader vid ökad användning

Målet är att skapa en rättvis jämförelse mellan leverantörernas verkliga kostnader och inte enbart deras initiala abonnemangspris.

RFI och RFP för IT-system

När marknaden innehåller många möjliga lösningar kan en RFI vara ett bra första steg.

En strukturerad marknadsdialog hjälper organisationen att förstå vilka lösningar som finns, hur leverantörerna arbetar och vilka prismodeller som är vanligast.

Därefter kan en RFP användas för att skapa tydligare konkurrens mellan ett mindre antal relevanta leverantörer.

IJMO Consulting kan hjälpa till att ta fram både RFI och RFP samt skapa en struktur som gör leverantörernas erbjudanden enklare att jämföra.

Underlaget kan exempelvis innehålla:

• verksamhetskrav

• kommersiella krav

• prismallar

• avtalskrav

• SLA och servicenivåer

• implementeringsplan

• leverantörsorganisation

• informationssäkerhetskrav

• regulatoriska krav

• exit och övergång

• utvärderingsmodell

Förhandling av IT-avtal

En stor del av värdet i en IT-upphandling skapas i den kommersiella förhandlingen.

Det handlar inte bara om att få ett lägre pris.

Avtalets struktur påverkar framtida kostnader, flexibilitet, riskfördelning och möjligheten att byta leverantör.

Vi kan hjälpa till att förhandla exempelvis:

• pris

• rabatter

• prismodeller

• prisökningar

• bindningstid

• uppsägning

• volymförändringar

• licensvillkor

• SLA

• service credits

• implementeringskostnader

• ändringshantering

• ansvar

• garantier

• exitvillkor

Målet är att skapa ett avtal som fungerar kommersiellt även flera år efter att det tecknats.

Upphandling av IT-system inom finans och försäkring

För företag inom finans och försäkring behöver en IT-upphandling ofta hantera ytterligare krav.

Utöver affärsmässiga och tekniska frågor behöver organisationen säkerställa att relevanta funktioner inom exempelvis IT, informationssäkerhet, risk, compliance, juridik och inköp involveras i processen.

Regelverk som DORA kan dessutom påverka vilka krav som behöver ställas på IKT-leverantörer och hur leverantören ska följas upp under avtalets livstid.

IJMO Consulting har särskild erfarenhet av IT-inköp och leverantörsstyrning inom finans- och försäkringssektorn.

Oberoende stöd i leverantörsvalet

IJMO Consulting företräder kundens intressen genom hela inköpsprocessen.

Vi säljer inte IT-system och får ingen ersättning från leverantörer för att rekommendera deras lösningar.

Det innebär att fokus kan ligga på vilken lösning, kommersiell modell och avtalsstruktur som bäst passar er verksamhet.

När kan det vara värdefullt att ta in en IT-inköpskonsult?

Extern inköpskompetens kan vara särskilt värdefull när:

• ni ska köpa ett affärskritiskt IT-system

• organisationen saknar specialistkompetens inom IT-inköp

• ni behöver genomföra en större RFI eller RFP

• flera leverantörer behöver jämföras

• prismodellerna är svåra att utvärdera

• ett befintligt IT-avtal ska omförhandlas

• ett större SaaS-avtal ska tecknas

• verksamheten behöver minska kostnaderna för befintliga IT-leverantörer

• regulatoriska krav behöver inkluderas i upphandlingen

• ett befintligt system eller en leverantör ska ersättas

Vi kan gå in i ett avgränsat projekt eller fungera som förstärkning till er befintliga organisation.

Från behov till tecknat avtal

1. Behov och strategi

Vi börjar med att förstå verksamhetens behov, nuläge och mål.

Därefter definieras inköpsstrategi, omfattning, tidsplan och vilka leverantörer som kan vara relevanta.

2. Marknadsanalys och RFI

Vid behov genomförs en marknadsdialog eller RFI för att skapa bättre förståelse för lösningar, leverantörer och prismodeller.

3. RFP

Krav, kommersiella förutsättningar och avtalsstruktur sammanställs i ett underlag som gör det möjligt för leverantörerna att lämna jämförbara erbjudanden.

4. Utvärdering

Leverantörerna utvärderas utifrån exempelvis funktion, implementation, risk, kommersiella villkor och total kostnad.

5. Förhandling

Priser och avtalsvillkor förhandlas med de leverantörer som går vidare i processen.

6. Avtal och överlämning

Efter leverantörsval säkerställs att det kommersiella resultatet återspeglas i avtalet och att organisationen får en tydlig struktur för den fortsatta leverantörsstyrningen.

Vanliga frågor om upphandling av IT-system och SaaSVad ska man tänka på när man upphandlar ett IT-system?

En IT-upphandling bör omfatta mer än funktion och pris. Det är viktigt att även bedöma implementation, integrationer, informationssäkerhet, support, SLA, framtida prisökningar, avtalsvillkor, exitmöjligheter och leverantörens långsiktiga förmåga att leverera.

En strukturerad process minskar risken för att välja en lösning som fungerar tekniskt men blir dyr, svår att förändra eller skapar ett starkt leverantörsberoende.

När bör man använda en RFI före en RFP?

En RFI är särskilt värdefull när organisationen ännu inte har en tydlig bild av marknaden, möjliga lösningar eller leverantörernas prismodeller.

RFI:n används för att samla information och förbättra kravbilden. Därefter kan en RFP skickas till ett mindre antal relevanta leverantörer med tydligare krav och kommersiella förutsättningar.

Vad ska en RFP för ett IT-system innehålla?

En RFP bör normalt innehålla verksamhetskrav, tekniska krav, implementeringskrav, säkerhetskrav, kommersiella villkor, prismall, SLA, avtalskrav och en tydlig beskrivning av hur leverantörerna kommer att utvärderas.

För reglerade verksamheter kan även regulatoriska krav behöva inkluderas.

Vad ska man tänka på vid upphandling av SaaS?

Vid SaaS-upphandling är det särskilt viktigt att förstå prismodellen och hur kostnaden förändras över tid.

Organisationen bör bland annat analysera hur användare och volymer prissätts, framtida prisjusteringar, rabatter, implementation, integrationer, support, dataexport, avtalsperiod och exit.

Hur jämför man olika SaaS-prismodeller?

Det räcker sällan att jämföra leverantörernas månads- eller årsavgifter.

En bättre jämförelse utgår från den förväntade användningen under hela avtalsperioden och inkluderar exempelvis licenser, implementation, support, integrationer, volymökningar och framtida prisjusteringar.

En TCO-analys kan därför ge en mer rättvisande bild av den faktiska kostnaden.

Hur undviker man leverantörsinlåsning?

Leverantörsinlåsning kan minskas genom att redan i upphandlingen ställa krav på dataexport, öppna gränssnitt, dokumentation, exitstöd och rimliga kostnader vid byte av leverantör.

Det är också viktigt att undvika avtalsvillkor som gör det onödigt svårt eller dyrt att minska volymer eller avsluta tjänsten.

Vilka avtalsvillkor är viktigast vid köp av SaaS?

Det beror på tjänstens betydelse, men viktiga områden är normalt pris och prisjustering, bindningstid, uppsägning, SLA, informationssäkerhet, databehandling, ansvar, förändringar i tjänsten, dataexport och exit.

För affärskritiska tjänster bör även kontinuitet, incidenthantering och leverantörsstyrning regleras tydligt.

Vilka funktioner bör delta i en IT-upphandling?

Vanligtvis bör verksamheten, IT och inköp delta.

Vid mer kritiska system kan även informationssäkerhet, juridik, risk, compliance, dataskydd och ekonomi behöva involveras.

Det är viktigt att ansvarsfördelningen är tydlig så att viktiga krav inte upptäcks först i slutet av upphandlingen.

Hur lång tid tar en upphandling av ett IT-system?

Tidsåtgången varierar beroende på systemets komplexitet, antalet leverantörer och hur färdig kravbilden är.

En enklare SaaS-upphandling kan genomföras relativt snabbt, medan en större affärskritisk IT-upphandling ofta behöver flera månader för marknadsanalys, RFP, utvärdering, förhandling och avtal.

När bör man anlita en IT-inköpskonsult?

Extern specialistkompetens kan vara värdefull när organisationen saknar egen erfarenhet av större IT-upphandlingar, när upphandlingen gäller ett affärskritiskt system, när prismodeller eller avtalsvillkor är komplexa eller när interna resurser inte har tillräcklig kapacitet

.

Vad kostar det att ta hjälp med en IT-upphandling?

Kostnaden beror på uppdragets omfattning och komplexitet.

Ett uppdrag kan avse några dagars stöd vid en avtalsförhandling eller ett längre projekt som omfattar behovsanalys, RFI, RFP, utvärdering och förhandling.

Kan man få hjälp endast med förhandlingen?

Ja.

Det är vanligt att organisationen själv genomför behovsanalys och leverantörsurval men tar in extern inköpskompetens inför den kommersiella förhandlingen.

Stödet kan då fokusera på pris, rabattstruktur, avtalsperiod, SLA, framtida prisökningar, ansvar, exit och andra kommersiella villkor.

Hur påverkar DORA en IT-upphandling inom finans och försäkring?

För finansiella verksamheter kan DORA påverka både kravställning och avtalsvillkor vid köp av IKT-tjänster.

Organisationen behöver bland annat bedöma leverantörens betydelse, risker, säkerhet, incidenthantering, kontinuitet, uppföljning och möjligheten att avsluta eller flytta tjänsten.

Vad är skillnaden mellan en IT-inköpskonsult och en teknisk IT-konsult?

En teknisk IT-konsult fokuserar normalt på teknisk arkitektur, implementation eller systemutveckling.

En IT-inköpskonsult fokuserar på själva affären och inköpsprocessen, exempelvis leverantörsmarknad, RFI, RFP, prismodeller, utvärdering, förhandling och kommersiella avtalsvillkor.

Kan IJMO Consulting hjälpa till även om upphandlingen redan har startat?

Ja.

Stödet kan anpassas efter var ni befinner er i processen. Det kan exempelvis handla om att granska en befintlig RFP, strukturera utvärderingen, analysera leverantörernas priser, förbereda en förhandling eller granska kommersiella avtalsvillkor.

Behöver ni hjälp med en kommande IT-upphandling?

Ni behöver inte ha en färdig kravspecifikation innan ni kontaktar oss.

IJMO Consulting kan komma in tidigt i processen och hjälpa er att strukturera både inköpsstrategi och upphandling, eller stötta i en pågående RFI, RFP eller avtalsförhandling.

Kontakta IJMO Consulting för ett första samtal om er kommande IT- eller SaaS-upphandling

Inköpskonsult IT

DORA-kraven i inköp